Wij kregen het eerste Programma van Eisen (PvE) voor een e-depot – of beter gezegd een digitaal bewaar depot – tien jaar geleden onder ogen. Het PvE was opgesteld door Stadsarchief Amsterdam en betrof de aanvraag van een digitaal bewaar depot (DBD) als onderdeel van een e-depot. Als handleiding voor het PvE werd gebruik gemaakt van het OAIS model en het toetsingskader Eisen Duurzaam Digitaal Depot (ED3) van het LOPAI.
De keuze van Stadsarchief Amsterdam om een PvE voor een DBD op te stellen was gebaseerd op de volgende twee voordelen:
- Een betrouwbaar en beproefd DBD (lees object store) geeft de mogelijkheid het beleid, de procedures en de organisatie uit te werken zonder onnodige tijdsdruk.
- Het opdelen in (kleinere) deelprojecten vermindert het risico op lange doorlooptijden door voortschrijdend inzicht
Ik wil daar graag op basis van onze ervaringen van de afgelopen jaren het volgende voordeel aan toevoegen:
- Door de beschikbaarheid van een DBD/object store binnen de eigen organisatie of d.m.v. een cloudoplossing ontstaat de mogelijkheid om in de praktijk projecten duurzame archivering/toegankelijkheid uit te voeren. Dit biedt een schat aan praktijkervaringen op, die in nieuwe projecten hergebruikt kunnen worden.
De uitdaging zit niet in de technologie – er zijn immers 6-8 standaardoplossingen die als DBD gebruikt kunnen worden – maar in de inbedding in de processen en de organisatie. Daarbij is verandermanagement mogelijk het belangrijkste aandachtspunt.
Desalniettemin is het belangrijk om voor het DBD – een essentiële component in een e-depot – een degelijk en volledig PvE op te stellen, waarin de relevante functionele en niet-functionele eisen aan de orde komen. Het gaat dan o.a. om de volgende aspecten: implementatie; gebruik/gebruikers; inname/opname (SIP); functioneel en technisch beheer; techniek, beschikbaarheid en beveiliging; documentatie en training en licentiëring.
In de volgende nieuwsbrief zullen wij de bovengenoemde aspecten uitgebreider behandelen. Wilt u aspecten toevoegen of heeft u andere relevante informatie stuurt u dan een e-mail met als onderwerp “PvE e-depot” naar info@datamatters.nl.
Door Paul Schindeler
Terug naar de e-depot nieuwsbrief
Lees meer nieuwsberichten over e-depot:
E-depot in de praktijk
E-depot en meldplicht datalekken: quo vadis?
E-depot, veranderende inzichten