Per 1 oktober heeft Jeugdzorg Nederland de in het afgelopen jaar ontwikkelde archiefoplossing in gebruik genomen en aan de aangesloten Gecertificeerde Instellingen (GI’s) vrijgegeven. Met deze oplossing krijgen de instellingen de mogelijkheid om afgesloten dossiers – uit verschillende cliëntgebonden systemen – veilig en voor een langere periode in één digitaal archief onder te brengen.
Motivatie
Met de implementatie van de archiefoplossing wordt er o.a. voor zorggedragen dat cliëntdossiers langdurig en duurzaam bewaard, veilig doorzocht en gedeeld en vernietigd worden volgens de richtlijnen van de Jeugd- en Archiefwet. Bovendien worden de risico’s op informatiebeveiligings- en gegevensbeschermingsgebied verkleind door de hoeveelheid clientdata in operationele systemen te reduceren, hierdoor wordt alleen nog cliëntinformatie opgeslagen die direct noodzakelijk is voor de huidige actieve hulpverlening.
Oplossing
De archiefoplossing maakt gebruik van een standaard archiefoplossing genaamd SEAL (Secure Electronic Archive Library), die voor de beveiligde en duurzame opslag gebruik maakt van Hitachi Content Platform (HCP) van Hitachi Vantara. SEAL is in de afgelopen periode in nauwe samenwerking met een viertal GI’s, Jeugdzorg Nederland, Data Matters en Star Storage – de leverancier en ontwikkelaar van SEAL – verder ontwikkeld en ingericht om deze goed aan te laten sluiten op de eisen en wensen vanuit de wet- en regelgeving en interne processen.
Aan de slag
Met het vrijgeven van de archiefoplossing kunnen de GI’s starten met het implementeren van de archiefoplossing binnen de eigen organisatie. De eerste stap daarin is het overzetten van historische clientdossiers naar het archief. Naast het overzetten van de historische clientdossiers bestaat er de mogelijkheid om recent afgesloten clientdossiers over te brengen naar het archief. Het implementeren van de oplossing is niet alleen een technisch vraagstuk, maar brengt ook nieuwe werkprocessen en veranderende bevoegdheden met zich mee.
Doorontwikkeling
Tot slot: de ontwikkeling van de archiefoplossing staat niet stil. In de komende periode wordt actief aan de oplossing doorontwikkeld om het gebruik verder te optimaliseren. Dat doen we opnieuw in gezamenlijkheid met de GI’s, Jeugdzorg Nederland, Data Matters en Star Storage.
Over Data Matters
Data Matters BV is een innovatieve leverancier en integratiespecialist van data storage, data management en digitale archiefsystemen en cloudoplossingen en helpt bedrijven en non-profitorganisaties met het inrichten en optimaliseren van hun informatieprocessen, zodat hun essentiële data altijd beschikbaar en toegankelijk zijn – nu en in de toekomst.
Voor meer informatie
Data Matters
Paul Schindeler, CEO
Telefoon: 06-53983369
Email: paul.schindeler@datamatters.nl
Web: www.datamatters.nl