In 2010 publiceerden Peter Horsman en René Spork in de reeks Archiefschoolschriften een bundel artikelen onder de titel Het e-depot als avontuur. De kern van de bundel was een verslaglegging van het e-depot project van het stadsarchief Rotterdam. Dat project startte in 2004, dus nu 13 jaar geleden. Een goed moment om eens te kijken in welke mate de inzichten van toen nu anders zouden zijn.
Het project kende drie belangrijke uitgangspunten: (1) het e-depot is er voor de hele organisatie en niet alleen voor een selecte groep wizzkids; (2) de ontwikkeling was primair een kwestie van doen en niet afhankelijk van een langdurig ontwerpproces; (3) het e-depot was meer dan een technische voorziening voor digitale duurzaamheid, maar fungeerde als drijfveer voor een veranderproces, van een traditionele archiefdienst naar een digitale, service- en klantgerichte organisatie. Die uitgangspunten staan voor mij nog steeds vast, het leer- en veranderproces bovenaan. Wat wel veranderd is, is het min of meer traditionele business model van archiefdiensten, dat wil zeggen het periodiek opnemen van afgesloten archiefdelen, die de administratie zelf niet meer nodig heeft, maar die volgens vigerende selectielijsten voor blijvende bewaring in aanmerking komen. Het klassieke driefasen model: dynamisch, semi statisch en statisch. Het e-depot is daarin alleen voor statische archieven bestemd. Dat model is achterhaald en Rotterdam heeft dat al snel ingezien door een virtueel tweede e-depot in te richten; op zijn Rotterdams: “het e-depot concern”. Dat was dan in aanvang bestemd voor het semi-statische archief. In het tegenwoordige e-depot jargon heet dat ‘uitplaatsing’. Een term die vooral uitgevonden lijkt te zijn om archief wettelijke hobbels te omzeilen.
Maar ik wil nog een stap verder: het e-depot is niet alleen voor de hele archiefdienst, maar voor de hele administratie. In beginsel moet het mogelijk zijn om documenten of dossiers direct op te nemen, zodat de duurzame toegankelijkheid goed gewaarborgd kan worden. Dankzij het programma Archief 2020 is in die richting een aantal pilots uitgevoerd, die helaas vooral de problemen lieten zien: technisch, organisatorisch, methodisch. Dat neemt echter niet weg dat de met die pilots ingeslagen richting zeker toekomst heeft.
Door Peter Horsman
Terug naar de e-depot nieuwsbrief
Lees meer nieuwsberichten over e-depot:
E-depot in de praktijk
E-depot en meldplicht datalekken: quo vadis?
Programma van Eisen voor een e-depot