De afgelopen 10 jaar hebben wij bij een aantal organisaties en bedrijven in Nederland een e-depot (bij bedrijven vaker een data repository genoemd) geïmplementeerd. Als basis werken wij met de object store van Hitachi Data Systems – genaamd Hitachi Content Platform (HCP). Een object store biedt functionaliteit voor duurzame opslag en toegankelijkheid in het algemeen en archiefopslag, ingest/opname, systeembeheer, metadatabeheer en raadpleging in het bijzonder. Naast HCP zijn er andere object store oplossingen, die onlangs zijn vergeleken door Gartner: https://www.gartner.com/doc/reprints?id=1-33E2S6I&ct=160413&st=sb.
In de praktijk wordt echter niet alle functionaliteit van een object store gebruikt, omdat reeds andere tools en systemen voor de metadata beschrijving, opname of raadpleging binnen de organisatie in gebruik zijn. In sommige gevallen is het mogelijk om data in een DMS of ECM via een standaardprotocol direct op te nemen in het e-depot.
De implementatie van een object store als basis van een e-depot kan in de regel in 15-20 werkdagen afgerond worden. Naast archiefopslag is het dan mogelijk om een opname (SIP) uit te voeren en de in het e-depot opgenomen informatieobjecten (AIP) te raadplegen (DIP). De integratie van een e-depot met de administratieve systemen vraagt meer aandacht – en kan jaren in beslag nemen. Daarbij is sprake van een grote variatie in hoe systemen ingericht zijn, data wordt vastgelegd, metadata modellen zijn toegepast en protocollen worden ondersteund.
De afgelopen jaren zijn wij op zoek geweest naar een softwaretool waarmee we deze verscheidenheid kunnen standaardiseren om met name de opname van informatieobjecten – maar ook het beheer van metadata in het e-depot – te vereenvoudigen. De komende maanden voegen wij aan onze e-depot oplossing SEAL (Secure Electronic Archive Library) toe om dit te realiseren. Wij zullen u op korte termijn verder informeren over SEAL. Wij zijn nog op zoek naar organisaties die SEAL als pilotgebruiker in de praktijk willen onderzoeken. Bij interesse kunt u een e-mail met uw contactgegevens sturen naar info@datamatters.nl met vermelding van “SEAL pilot”.
Door Paul Schindeler
Terug naar de e-depot nieuwsbrief
Lees meer nieuwsberichten over e-depot:
E-depot en meldplicht datalekken: quo vadis?
E-depot, veranderende inzichten
Programma van Eisen voor een e-depot