In mijn vorige blog heb ik het e-depot voorlopig gedefinieerd, beperkt tot de technisch-functionele voorziening. Om te bepalen aan welke eisen het moet voldoen, zouden we kunnen kijken wat wet- en regelgeving erover zegt. Het nadeel van die benadering is dat we ons dan de factor beperken tot de toepassing bij de overheid, omdat bij mijn weten alleen regelingen die volgen uit de Archiefwet er iets over zeggen. Standaarden en normen hebben deze beperking tot de overheid niet, maar hebben wel het nadeel dat ze min of meer vrijblijvend zijn, zolang wetgeving of duidelijke maatschappelijke eisen ze niet verplicht stellen.
We kunnen het ook anders benaderen, bijvoorbeeld door af te vragen waarom een e-depot, of duurzame toegankelijkheid van informatie vereist zou kunnen zijn. Die duurzame toegankelijkheid is niet voor alle opgeslagen informatie een vereiste. Het zal in de regel gaan om belangrijke, al dan niet bedrijfs-kritische informatie, of om informatie waarvan de wetgever (we kunnen daar niet omheen) eist dat ze voor langere tijd beschikbaar is, bijvoorbeeld voor het afleggen van verantwoording. Voorbeelden zijn milieugegevens, patiëntengegevens, constructiegegevens, onderzoekdata, gegevens over eigendommen, rechten, enz.
De eerste eis is dat die informatie er moet zijn: dat wil zeggen vindbaar en leesbaar is. Een tweede, even belangrijke eis is dat de informatie moet kloppen met de feiten en niet ongeautoriseerd mag zijn veranderd, met andere woorden ze moet authentiek en integer zijn. Dit zijn de vier principale eisen die de pijlers vormen van de NEN-ISO norm 15489 voor informatie- en archiefbeheer: authenticiteit, integriteit, betrouwbaarheid en bruikbaarheid.
Voordat we nagaan welke consequenties dat heeft voor de bewaring, moeten we die vier kernbegrippen gedefinieerd hebben. Dat is dan voor een volgende keer.
– Peter Horsman –
