Door de toenemende afhankelijkheid van data krijgen de integratie van oude en nieuwe data en archiveren een steeds grotere rol binnen zorgorganisaties. Het aantal applicaties neemt toe – net als de hoeveelheid data – en een aanzienlijk deel van deze data moet voor een langere tijd veilig bewaard en makkelijk toegankelijk en doorzoekbaar blijven. Bovendien moet veel data na het verstrijken van de bewaartermijn rechtsgeldig vernietigd worden.
Een steeds complexere informatiehuishouding
Oude systemen – bijvoorbeeld voor registratie en behandeling, medicatie en financiële gegevens – worden tegen hoge kosten nog jaren na het uitzetten online gehouden vanwege wet- en regelgeving of omdat er nog belangrijke data opstaat. Hierdoor zijn dossiers en andere documenten steeds lastiger te vinden en wordt de bescherming van uw zorggegevens steeds complexer. Hoe blijven bijvoorbeeld gegevens van oude cliënten of patiënten beschikbaar als u overstapt naar een nieuw registratiesysteem? Of hoe kom je bij je oude data als een patiënt of client terugkeert?
Kortom, oplopende kosten, minder tijd voor zorgtaken en een groter risico op dataverlies of het niet kunnen terugvinden van informatie.
Archiveren voor een betere zorg
Anders dan bij data gedreven organisaties wordt in de zorg, waar we zoveel mogelijk tijd direct willen besteden aan patiënten of cliënten, niet snel gekeken naar archivering, of data in het algemeen. En dat is logisch, je wilt alleen maar bezig zijn met wat telt, de zorg.
Neem bijvoorbeeld een grote GGZ instelling. Het komt regelmatig voor dat cliënten na enige tijd weer terug in de zorg komen bij de instelling, in zulke gevallen is het van belang dat het oude dossier makkelijk vindbaar is, bruikbaar is voor de nieuwe behandeling en opgenomen kan worden in het ECD.
Een ander voorbeeld is de Jeugdzorg, daar zorgt een digitaal archief ervoor dat cliëntdossiers langdurig en duurzaam bewaard, veilig doorzocht en gedeeld en vernietigd worden volgens de richtlijnen van de Jeugd- en Archiefwet. Bovendien worden informatiebeveiligingsrisico’s verkleind door clientdata in operationele systemen te beperken tot data die die direct nodig is voor de huidige actieve hulpverlening.
Archiveren is niet het meest sexy onderwerp om mee bezig te zijn binnen jouw zorginstelling, maar het belang ervan wordt exponentieel groter gezien onze informatie intensieve samenleving, en het willen leveren van efficiente en goede zorg.
Mocht dit een thema zijn wat terug te vinden is bij uw zorginstelling? op 19 februari om 15:30 zal er een 45 minuten webinar plaatsvinden omtrent de tijdswinsten en kostenbesparingen van innovatief archiveren binnen de zorg.
Meld je gratis aan via de volgende LINK